Pour beaucoup de personnes, le temps est un concept. Lorsqu’on est envahi par les contraintes du boulot, les charges de la maison et qu’on est tiraillé par le temps à passer avec ses amis, il est temps d’établir un programme. Il faut donc penser à la meilleure alternative pour mieux gérer son emploi du temps et faire une meilleure gestion de son temps. Vous pourrez ainsi avoir une meilleure manière de régler vos problèmes, votre stress et toutes les tensions autour de vos différentes tâches.
Pourquoi améliorer sa gestion de son temps ?
Aujourd’hui, le quotidien de tout le monde se trouve assez mouvementé. On est face à des vies bien remplies et ultra-connectées. On se retrouve donc face à une réalité stressante où chaque jour, chaque heure et chaque minute sont désormais calculés. Il faudra les compter, les décortiquer, mais surtout en faire une comptabilisation et terminer par une facturation.
Il est préférable de passer maître dans l’art de la gestion temporelle si vous ne voulez pas vous faire surprendre ou encore perdre totalement le contrôle. Toute personne qui serait tentée par l’envie de ne pas se faire une bonne organisation temporelle pourrait se retrouver face à des contraintes de temps.
Elle pourrait se retrouver face à son horloge, son calendrier et pourrait même se faire rattraper par un agenda bourré de rappels à l’ordre. Il faudrait donc faire une meilleure gestion temporelle afin de ne pas se faire surprendre ou rattraper par les dates.
Quels sont les avantages d’une maîtrise de son temps ?
Lorsqu’on prend le temps de bien réorganiser ses programmations et de définir du temps pour chaque chose, on se retrouve face à de nombreux avantages. En effet, une bonne maîtrise de son temps revêt de multiples avantages. On peut parler du gain en efficacité et en productivité qui vous permettra d’avoir maintenant un travail mieux structuré.
Cela inclura des temps de pauses et vous donnera une vision plus éclairée de vos tâches et de leur échéance. Ensuite vous bénéficierez d’un dégagement de temps libre. L’avantage ici est que vous avez beaucoup plus de temps libre à vous consacrer à vous-même ou aux autres. Vous pourrez ainsi avoir plus de temps pour être à l’écoute de vos collaborateurs, mais aussi avoir plus de temps pour vous faire former.
Par ailleurs, cela pourrait vous permettre de souffler un moment ou même de prendre l’air. La maîtrise de votre temps vous libère aussi du stress. Ainsi, une bonne maîtrise du temps vous permet de disposer d’un esprit libre. Vous avez ainsi un esprit indemnisé des poids de l’incertitude et vous avez une charge mentale qui diminue radicalement.
Comment procéder lorsqu’on veut mieux gérer son temps ?
Il n’y a pas de recette phare lorsqu’on veut réussir à mieux gérer son temps. En effet, en gestion du temps, il faut penser intelligemment et réagir de manière efficace pour obtenir de bons résultats. Vous avez besoin d’un préalable d’organisation et d’un minimum de rigueur pour qu’il y ait suffisamment de bon sens dans votre démarche.
Les principes de bases pour mieux organiser son temps
Qui dit meilleure organisation de temps, dit rigueur sur soi et dit respect des principes de base. Bien évidemment, il y a des préalables à respecter lorsqu’on décide de planifier ses actions. Il faut donc :
- Être organisé : C’est le début de tout type d’organisation. Vous ne saurez courir après plusieurs lièvres à la fois. Ça ne pourrait pas vous être profitable. Vous devez savoir qu’une surcharge ne vous rend pas davantage productif. Ce qui vous rend meilleur, c’est une bonne planification des tâches et une meilleure structuration du travail
- Se fixer des objectifs personnels : Une bonne gestion de temps passe par l’atteinte d’objectifs bien déterminés. Savoir où l’on va est l’un des meilleurs piliers pour vite y parvenir. Vous devez donc vous fixer des objectifs, cela vous permettra d’avancer tout en conservant votre cap et en travaillant mieux pour y arriver. Vous éviterez ainsi les pertes de temps et les distractions inutiles. Il vous revient alors de choisir des objectifs hebdomadaires, mensuels ou même annuels
- Définir vos priorités : Lorsque vous choisissez de faire la part dans vos priorités, cela vous permet de gérer votre temps de manière plus effective et efficace. Vous en sortirez plus aguerri, car vous y développerez votre intelligence émotionnelle ainsi que votre psychique. Vous apprenez ainsi à mieux gérer votre stress et vous évitez de vous laisser submerger. Pour le faire, vous pouvez faire un point régulier de vos tâches, identifier celles à accomplir, analyser leur degré d’urgence puis agir comme il se doit
- Arrêter la procrastination : Remettre à demain est un véritable ennemi dans la gestion temporelle. Cela pourrait avoir des conséquences non négligeables sur votre temps et votre productivité. Ainsi, arrêter de procrastiner vous aide à réduire les tensions, le stress et vous évitez la démotivation, la frustration et beaucoup d’autres choses négatives
- Apprendre à dire non : Il faudrait apprendre à dire non efficacement lorsqu’on veut évoluer et gagner du temps. Vous évitez ainsi de vous submerger par des tâches qui ne devraient pas vous être incombés
- Augmenter sa capacité de concentration et prendre des pauses : Ceci n’est plus un secret pour personne. Bien se concentrer à la tâche permet de gagner énormément de temps. Cela permet d’être plus productif et d’avoir assez de gages d’efficacité. En outre, l’homme n’étant pas une machine comme beaucoup le disent, il importe de faire des pauses. Ainsi, il faudrait prendre le temps de vous arrêter, de prendre de l’air, de vous aérer l’esprit afin de ne pas être acculé
- Se motiver quand on travaille seul : Le travail seul n’est pas tâche facile. C’est la raison pour laquelle, il est d’une grande importance de pouvoir trouver de réelles sources de motivation pour soi. Il faudrait pouvoir s’auto-encourager et se motiver quand on travaille seul sans relâche pour un gain de temps considérable. Vous ne perdrez pas ainsi votre motivation et vous pourrez mieux gérer votre temps.
Les Méthodes et outils pour une bonne gestion du temps
Faire preuve de constance et de rigueur personnelle est le challenge qui est généralement lancé quand on parle de gestion efficace de son temps. Tout comme dans le cas d’un régime alimentaire, un petit écart, aussi minime qu’il soit, donne lieu à plusieurs conséquences. Il peut même vous amener à retomber dans votre situation initiale.
De ce fait, vous pouvez vous aider de plusieurs techniques et outils pour parvenir à vos fins. La seule tâche complexe ici est de faire un choix précis dans chacune des méthodes existantes et de s’en tenir. Toutefois, cela n’est pas impossible et une bonne étude approfondie vous permettra de faire un choix efficace. Chacune des méthodes qui suivent a fait leurs preuves et il vous revient d’en faire une appropriation personnelle ou non puis d’en faire très bon usage.
La loi de Pareto
La loi de Pareto est une méthode de gestion du temps. Selon cette méthode, 80 % des conséquences sont issues de 20% des causes. Pour cette loi, c’est un petit pourcentage de causes qui donne lieu à un pourcentage élevé de répercussions ou de grands effets. Grâce à l’application de cette loi, vous saurez mieux gérer vos priorités et vous identifier les tâches les plus importantes à accomplir.
Il faut savoir que de manière essentielle, cette règle vous permet de prioriser vos tâches à accomplir quotidiennement. Elle s’avère d’autant plus efficace si vous avez de grandes difficultés à gérer vos actions. Vous en obtiendrez donc un grand regain de temps et une meilleure efficacité au travail.
La méthode GTD
Encore appelée, Getting Thinggs Done, la méthode GTD est l’art concret de réaliser les choses. C’est en réalité cette capacité à faire en sorte que les choses se fassent. Il faut savoir qu’elle se déroule autour de principales actions que sont : la collecte, le traitement, l’organisation, la révision et l’action en tenant compte des options retenues.
Ici, vous devez alors faire un tri bien détaillé de ce qu’il vous faut faire. Vous devez savoir que grâce à la première étape, vous ferez un énorme gain de temps. Elle peut certes paraître fastidieuse, mais elle vous assurera de gagner un temps précieux dans l’immédiat, mais aussi pour votre vie professionnelle et dans celle personnelle.
La méthode du To-Do list
En français, cette méthode est appelée liste des choses à faire. Ici, le principe est clair et aussi limpide que le titre le décrit. Pour les personnes qui savent s’y tenir, la méthode paraît évidente et assez simple à mettre en pratique. L’unique difficulté consistera en une éviction de surcharge des tâches à faire.
Il faudra donc rester assez succinct sans oublier toutefois de rester clair et précis. Cette méthode vous permet d’avoir une vision assez claire de votre agenda. Pour cela, il s’agira de :
- Faire une liste des actions et tâches à mener
- Prendre soin d’affecter une priorité à chacune des tâches
- Veiller à faire un classement hiérarchique suivant un ordre de priorité défini
La Matrice Eisenhower
Lorsque vous décidez d’employer cette méthode, vous savez d’office que vous devez prendre un léger recul. En réalité, le principe de cette méthode, c’est de prendre du recul par rapport à vos différentes tâches à accomplir.
C’est une méthode divisée en quadrant. Chacun d’entre eux équivaut à un degré bien défi d’importance, mais aussi d’urgence. Vous devez en conséquence faire une division suivant les importances. Vous aurez donc à :
- Accorder une priorité particulière aux tâches importantes et urgentes que vous devez commencer par traiter d’abord
- Planifier par la suite les tâches importantes, mais non urgentes
- Traiter immédiatement ou à déléguer les items que vous jugez non importants, mais qui restent tout de même urgents
- Abandonner ou mettre de côté toutes tâches qui restent non importantes et aussi non urgentes
La matrice d’Eisenhower est de ce fait une méthode de classement d’importance. On peut ainsi conclure qu’une gestion efficace de son temps passe par une discipline de soi, mais aussi par l’adoption d’une méthode efficace. Il faudra bien analyser ses priorités, choisir une méthode et s’en tenir pour évoluer plus rapidement.
Bref
La gestion de son temps rend beaucoup plus productif, mais aussi très efficace et moins stressé. Vous pourrez donc vous accorder du temps personnel si vous organisez au mieux votre temps.
